一斉メールを出すとき
会社で自分が上の地位にいるのであれば、特に躊躇することはないが、現場の人間で下の立場にいるものが、当日などの作業進捗を一斉メールする際は、誤字脱字はないか、誤った記述はないか等メール送信ボタンを押下するまでに時間がかかる。
自分や他のものの経験をもとに本ブログを公開したい。
上の地位の人たちはこちらが思っているようなことは見ていない
上位職種の人たちはわれら下位職種の出すメールに対して、違う観点で見ているようだ。
・１、２個の誤字脱字は全く気にしない
⇒確かに、たまにくる上位職種の人たちのメールは誤字脱字が結構あったり、
改行等まったくなく読みずらい、また、語り口調で何言ってんだかわからない
なんてメールが結構くる
・進捗状況を見て、オンスケかどうかを気にしている
⇒今日の作業でいくつ進んだかは参考程度であり、スケジュールがオンスケかど
うかが重要。これをメールに記述することが重要。
・プロジェクトを進めるうえで現在問題はないものか、今後顕在化することが予想さ
れる問題はないものか
⇒結局、スケジュール通りプロジェクトを終えることができるのかが気になる
躊躇なく一斉メールを出すには
・メールで多少の情報が洩れていても、後から質問されたときスパッと回答できること
・だらだら、何書いているのかわからない文章ではなく要点を書いた文章にする
・同じ文章がいつまでも残っているということがないようにする。なぜならば、問題等
で、その案件（項目）が解決していないことを示唆しているため
・問題点は直属上司と相談しながら記述する
⇒メールはこれでいいが、実態は上位職種の人と相談（伝達）しておく
・フォーマットを決めておき、それを書き直すようにする
⇒フォーマットがあることにより、情報漏れが減少し、精神的なプレッシャーも少
なくなる
いくら気を使って何回も読み直しても時間がもったいないので、上位上司のレビューを受け、いいんじゃない。程度の回答を得たら、スパッと送信ボタンを押下して、後は開き直る。
ここで、そんな簡単には開き直れないよという人がいるかもしれないが、上位職種の人から見れば、意外によくやってると褒められるものだ。上位職種の人たちは自分たちもやってきたことなので、プレッシャーがかかるというのは良く知っているので、多少の記述ミスは許してくれるものだ。あとは、慣れ。慣れれば、恐ろしいほどぽちっと言ってしまうものだ。
